Cum să realizăm la timp și corect documentele de resurse umane?

Scris de : Manuela Trușcă – Trainer Extreme Training

http://www.traininguri.ro/

Lucrezi în domeniul resurselor umane de ceva timp sau ești la început de drum? Sau încă cochetezi cu ideea de a te îndrepta și profesa pe acest domeniu? În oricare dintre aceste situații te-ai afla, îți oferim un instrument de bază care să vină în ajutorul activitaților tale zilnice și pe care nu o să-l întâlnești în altă parte. Acest instrument te ajută să-ți organizezi, optimizezi și eficientizezi timpul și activitățile de zi cu zi în resurse umane astfel încât să nu ai de-a face cu situații ca acestea:

,,Am uitat să fac decizia!”

,,Am uitat să trec și în Revisal încetarea contractului”

,,Am greșit numărul de zile de concediu de odihnă. Ce mă fac???”

”Cât este amenda???”

Acestea sunt situații care, deși prezente în multe departamente de HR, pot fi depășite foarte ușor. Mai mult decât atât, le poți evita înainte de a te lovi de astfel de probleme și greșeli umane. Pentru asta, îți propun o soluție eficientă și ușor de aplicat pentru resurse umane. Mai jos vei găsi un tabel care cuprinde 20 de activități de resurse umane importante care stau la baza a tot ceea ce faci.

Așadar, în tabel vei regăsi:

– Tipul și numele activității de resurse umane. Vă propun spețele cele mai des întâlnite în organizații ;

– Numele documentului pe care trebuie să-l elaborați;

– Legea la care se face referire despre această activitate/înregistrare;

– Termenul în care trebuie să realizăm documentele sau înregistrările;

– Obligativitatea înregistrării în REVISAL (Registrul general de evidență a salariaților)

Tipul	Document/acțiune/ metoda	Legea	Termen	Înregistrare REVISAL
Vacantarea unor posturi în firmă și ocuparea acestora	Document standard conform Legislației în vigoare.	Legea 76/2002 pct 1.	Angajatorii anunță AJOFM-ul, AMOFM-ul în maxim 5 zile de la vacantarea unui post; în 2 zile după ocuparea acestui post, angajatorul trebuie să anunțe agenția respectivă pe raza căreia se află sediul firmei.	NU
Obligația de informare a viitorului angajat	Informare scrisă sau Informare verbală (legea nu prevede obligativitatea realizării în scris, dar noi recomandăm acest lucru).	Art 17. (2) Codul muncii (Legea nr. 53 din 2003 – Republicată).	După luarea deciziei de angajare și înainte de semnarea contractului individual de munca (CIM).	NU
Controlul medical la angajare și periodic	Certificat “apt de muncă” eliberat de către medicul de medicina muncii la angajare sau periodic.	Art. 27 (1) – (5) Art. (28) Codul muncii.	Înainte de începerea activității; controlul medical periodic se face în funcție de domeniul de activitate, termenele sunt stabilite prin lege.	NU
Referințe	Document scris, Convorbire telefonică.	Art. 29 (4) Codul muncii.	În selecție, înainte sau după angajare	NU
Angajare	Contractul individual de muncă, Fișa postului, Clauza de confidențialitate, Clauza de neconcurență, Clauza de mobilitate și Clauza de formare profesională (după caz); Contractul de muncă cu muncă la domiciliu.	Art. 10 – 16, Art. 20 – 26, Art. 192-200, Art. 108 -110 Codul muncii HG 500 /2011 (privind Revisal).	Contractul se poate semna cu luni, zile înainte de începerea muncii, dar cel târziu cu o zi lucratoare înainte de începerea activității; clauzele se pot introduce în contract și după semnarea acestuia, în funcție de necesitate.	Cel târziu cu o zi lucrătoare înaintea începerii activității de către angajat se introduce CIM în REVISAL
Declararea funcției de bază în vederea calculării impozitelor pentru salariat; declararea persoanelor în întreținere, a casei de sănătate, a contului bancar	Document scris, standardizat	Codul fiscal	Înainte de semnarea CIM	NU
Luarea la cunoștință a regulilor din organizație	Regulament intern RI.	Art. 241 – 246 Codul muncii.	Înainte de începerea activității, angajatul va fi informat asupra conținutului RI și va semna un document că a luat la cunoștință asupra acestuia	NU
Angajare (când compania are peste 21 de angajați)	Contractul colectiv de muncă.	Art. 229 – 230 Codul muncii.	Înainte de începerea activității se ia la cunoștință conținutul CCM.	Nu
Anexe SSM, SU	Documente pe care le realizează specialiștii în domeniu, nu specialistul de resurse umane.	Legea 319, HG 1425, HG 355.	Înainte de începerea activității unui angajat.	NU
Modificarea CIM	Acte adiționale	Art. 17 alin. 5; Art. 3 alin. 2 lit a,c,-g; Art. 41-48 Codul muncii; HG 500 /2011 (privind Revisal).	Actul adițional se semnează de către angajat înainte de intrarea în vigoare a modificărilor CIM.	Se introduc informațiile în Revisal cel târziu în ziua a 20a lucrătoare după intrarea în vigoare a actului adițional.
Concediul de odihnă	Cerere de concediu de odihnă (recomandăm formular standardizat)	Art. 144 – 151 Codul muncii.	Se semnează de către angajat în funcție de cerințele legale și de prevederile Regulamentului intern.	Nu
Concediul fără plată	Cerere de concediu fără plată (formular standardizat), Decizie de suspendare.	Art. 153 Codul muncii; HG 500 /2011 (privind Revisal) Regulamentul intern.	Se semnează de către angajat în funcție de cerințele legale și de prevederile Regulamentului intern.	Se înregistrează în REVISAL în maxim 20 de zile lucrătoare de la data suspendării.
Concedii evenimente familiale deosebite	Cerere de concediu evenimente personale (formular standardizat).	Art. 152 Codul muncii; Contractul colectiv de muncă din companie; Contractul colectiv de muncă CCM la nivel național; Legea nr. 210 din 31 decembrie 1999 (pentru tați); Hotărârea Guvernului 1364/2006 donarea de sânge.	Se semnează de către angajat în funcție de cerințele legale de prevederile Regulamentului intern și al CCM	NU
Adeverințe pentru medicul de familie sau spital	Documente standard recomandate prin lege.	Ordinul CNAS nr. 903/2007	La cerere	NU
Adeverințe de venit	Documente standardizate intern.	–	La cerere	Nu
Gestionarea timpului de muncă și a concediilor	Foaia colectivă de prezență (pontaj).	Regulamentul intern, CCM la nivel de unitate.	Permanent, sunt importante pentru realizarea ștatelor de plată.	Nu
Detașare	Decizie de detașare.	Art. 45 – 48 Codul muncii; HG 500 art. 4e.	Conform Codului muncii.	Anterior începerii detașării.
Delegarea	Documente interne.	Art. 43 – 44.	Conform Codului muncii.	Nu
Încetarea CIM, din diferite cauze	Decizie de încetare, Adeverința de vechime, Nota de lichidare, Copie raport din REVISAL, Decizie desființare post (numai la concediere) Anexa 26 Legea 76/2002, model Hotarârea Guvernului nr.174/2002 (pentru angajații care intră în șomaj).	HG 500 art 1.5 Legea 76/2002, Codul muncii.	La data încetării activității.	În prima zi lucrătoare în care angajatul nu se mai prezintă la locul de muncă.
Intrarea în CIC (concediul de îngrijire copil)	Decizie suspendare, Anexa nr. 2 la norme (adeverința de venit standard pentru ultimele 12 luni lucrate).	OUG 111/2010 OUG nr. 148/2005.	Conform Legislației în vigoare.	Se înregistrează în REVISAL în maxim 20 de zile lucrătoare de la data suspendării.

Acestea sunt câteva exemple din activitatea mea și a multor specialiști care își desfășoară activitatea zi de zi în domeniul resurselor umane. M-am referit la cazurile cele mai frecvente din practică. Această imagine de ansamblu va sta la baza activității voastre, iar respectarea legislației în domeniu va asigura realizarea la termen și corectă a documentelor și înregistrărilor. Pentru colegii voștri, angajații firmei, acest lucru este motiv de încredere și liniște.

Acest articol a fost scris de pe un laptop DELL, de la partenerii nostrii, Madd Electronics.

Search

Articole recente