În cele ce urmează aduc în atenție principalele categorii de greșeli, fără să pot, însă, afirma că ordinea tratării lor e dată de frecvența cu care acestea se întâlnesc în practică.

În egală măsură, este foarte posibil ca aceste greșeli să nu mai facă parte din ofertele cititorilor, așa cum pentru unii identificarea și prezentarea acestora poate să-i aducă mai aproape de o ofertă admisibilă.

Cum stau, practic, lucrurile?

În mod normal, într-o ofertă, informațiile trebuie să derive unele din altele, documentele să nu se contrazică, documentele să se completeze, să se întrepătrundă. Și dacă acesta e dezideratul, atunci atenția trebuie să se îndrepte asupra modului în care răspundem, concret, fiecărei cerințe ce se solicită a fi îndeplinită.

Greșeala 1.  IGNORAREA POSIBLITĂȚII DE A CLARIFICA O DOCUMENTAȚIE DE ATRIBUIRE

Exemplu:

Se solicită, într-o fișă de date a achiziției, următoarele:

“Ofertantul va prezenta o listă a principalelor contracte de execuție realizate în ultimii 5 ani în domeniul contractului. Se vor prezenta minim 2 contracte de natura și complexitatea prezentului contract a căror valoare cumulată să fie de X lei. Se vor prezenta documente care să confirme realizarea lucrărilor: copii / părți relevante ale contractului de execuție, procese verbale de recepție (finale sau parțiale), recomandări.”

Domeniul contractului: construcție clădire P+5, inclusiv parcare subterana P–2

Niciun ofertant nu adresează nicio solicitare de clarificări în legătură cu cerința referitoare la “natura și complexitatea lucrării”. Implicit, se ofertează după înțelegerea fiecăruia.

Consecința: autoritatea contractantă consideră, la evaluarea ofertelor, că “natura și complexitatea” înseamnă “lucrări de suprastructură și infrastructură civilă” în valoare de minim X lei.

Analiza comisiei de evaluare are în vedere faptul că, prin caietul de sarcini, s-au solicitat lucrări de structură și infrastructură.

Însă, o lucrare de nivelul celei pentru care se ofertează, nu presupune numai infrastructură si suprastructura, ci și arhitectură, instalații electrice, termice etc. 

Autoritatea a considerat, însă, că “natura și complexitatea” are în vedere partea cea mai complicată a lucrarii fără să precizeze, însă, acest lucru în Fișa de date a achiziției. E adevărat că nici ofertanții nu s-au grăbit să clarifice.

Consecinta: oferta este respinsă pentru că nu îndeplinește cerința referitoare la ”experiența similară”.

CNSC se pronunță prin respingerea contestației motivând că, atât timp cât s-a ofertat pe cerințele din fișa de date a achiziției, ofertantul și-a asumat o astfel de analiză și evaluare.

Decizia este criticabilă. Însă, nu se elimină greșeala ofertantului de a nu clarifica, înainte de depunerea ofertei, sintagma “natura și complexitatea”.

Greșeala 2. UN EXPERT NOMINALIZAT NU MAI POATE FI SCHIMBAT ÎN URMA CLARIFICĂRILOR

Exemplu:

Prin Fișa de date a achizitiei se solicită:

“Prezentarea unui Responsabil tehnic cu execția (RTE) Atestat de MDRT în domeniile: II-căi ferate, drumuri și poduri, tunele, conform Legii. “

Cum atestatele se obțin pentru fiecare subdomeniu în parte, respectiv pentru căi ferate sau drumuri, sau poduri, sau tunele, sau orice combinație între acestea, un ofertant care va prezenta Atestatul eliberat de MDTR în domeniul II – căi ferate, drumuri și poduri, fara tunele, urmează a fi eliminat pentru că expertul prezentat inițial în ofertă nu poate fi schimbat, iar cel prezentat, deși atestat, nu este atestat în toate domeniile.

Greșeala 3. ZECI, SUTE DE CLARIFICĂRI ASUPRA DOCUMENTAȚIEI DE ATRIBUIRE. UNA RATATĂ

O altă greșeală sancționabilă cu respingerea ofertei o reprezintă “ratarea unei clarificări”.

De exemplu, în caietul de sarcini se solicită, printre altele, furnizarea a 100 ml țeavă de tip X.

Ulterior, printr-o clarificare postată în SEAP, corespunzător anunțului – o clarificare dintre alte câteva clarificări –  se precizează că se solicită furnizarea a 115 ml țeavă de tip X.

Oferta se elaborează. Deci se cotează pentru 100 ml țeavă de tip X căci “s-a ratat clarificarea”, urmând ca cei 15 ml, diferența, să se considere că nu s-au cotat, deci că prețul nu conține întreaga cantitate de materiale solicitată. 

De regulă, pentru o astfel de neconcordanță, se solicită clarificări, iar ofertanții răspund prin invocarea unei erori sau a unei abateri tehnice minore care nu este de natură a influența prețul final, menționând, totodată, că diferența de preț urmează a fi suportată din profitul calculat de ofertant pentru respectivul contract.

Mă mențin rezervată față de astfel de aprecieri pentru că nu putem discuta de abatere tehnică minoră sau de eroare, ci de o cantitate – mai mică sau mai mare – dintr-un articol ce nu a fost ofertat.

Greșeala 4. ÎN PROPUNEREA TEHNICĂ “A” + “A” = “A”

Frecvent întâlnim la capitolul “modul de prezentare a propunerii tehnice” din Fișa de date  a achiziției cerinte de genul:

“Propunerea tehnică va respecta cerințele tehnice din caietul de sarcini (proiectul tehnic) și va cuprinde:

1. 1.      Fișele tehnice pentru echipamentele solicitate conform caietelor de sarcini;
2. 2.      Specificații tehnice pentru principalele materiale și echipamente care intră în componența lucrărilor.”

De regulă, în fișele tehnice se reiau copy-paste solicitările din caietul de sarcini. Cerința se consideră îndeplinită, însă trebuie și dovedită, fapt pentru care se prezintă alăturat fișei tehnice și “specificațiile tehnice” așa cum sunt acestea realizate de producător. Greșeala survine în momentul în care în fișa tehnică afirmăm că îndeplinim cerința din caietul de sarcini, respectiv că echipamentul propus de noi “face” ceea ce se solicită prin caietul de sarcini, la parametrii solicitați, însă, în specificațiile tehnice, parametrii sunt mai mici decât cei solicitați.

Capcana e întinsă – ce modificăm? Fișa tehnică, producătorul, produsul ofertat? Cum răspundem unei solicitări de clarificări adresate de autoritatea contractantă? Invocând abatere tehnică minoră? Practic, orice răspuns am oferi, ajungem în final tot la o modificare a propunerii tehnice pentru că, așa cum am arătat, trebuie schimbat ceva:

–          ori fișa tehnică – imposibil căci prin ea răspundem cerinței din caietul de sarcini; schimbarea ei înseamnă că nu mai respectăm caietul de sarcini;

–          schimbăm produsul – modificăm oferta, schimbăm producătorul – modificăm oferta căci l-am indicat (și produsul, și producătorul) în fișa tehnică pe care, așa cum spuneam, nu o putem modifica.

Greșeala 5. CONTESTĂM CÂND NE BAZĂM

O altă greșeală o reprezintă, de exemplu, și situația din următoarea ipoteză:

Suntem declarați respinși dintr-o procedură de achiziție pentru că oferta noastră este neconformă.  Există și ni se comunică și numele ofertantului câștigător.

Atacăm soluția autorității contractante în ceea ce privește respingerea ofertei noastre și considerăm că oferta declarată câștigătoare nu poate fi admisă pentru că nu îndeplinește unul sau mai multe criterii de calificare. Solicităm și acces la dosarul achiziției.

În urma studierii dosarului achiziției publice, format în fața CNSC constatăm că ofertantul declarat câștigător nu are probleme din punct de vedere al criteriilor de claificare, îndeplinindu-le pe toate, însă constatăm că propunerea tehnică nu este realizată întocmai cerințelor din caietul de sarcini.

Depunem note scrise în urma studierii dosarului achiziției și, prin intermediul acestora, schimbăm practic motivarea contestației inițiale; nu mai insistăm asupra necesității eliminării ofertantului câștigător pentru neîndeplinirea cerințelor de calificare, ci pentru aspecte din propunerea sa tehnică.

Evident că noile motive vor fi respinse și, în principiu, contestația îndreptată asupra ofertantului declarat câștigător va fi respinsă ca nemotivată, având în vedere că, prin notele scrise, nu pot fi aduse capete noi de cerere, ci doar întărite, completate, dezvoltate cele ce au făcut parte inițial din contestația noastră.

Ofertarea, prin urmare, rămâne, dincolo de afirmațiile de la începutul textului, inclusiv o chestiune de asumare. Cred cu convingere că e destinată exclusiv celor ce fac numai asta și nu “și asta”. Oameni dedicați, care să-și asume realizarea în intergalitate a unei oferte, pot face diferența între o ofertă bună și una în care s-a ratat o clarificare sau s-au ratat “tunelele RTE-istului”.

Succes!

Scris de:

Diana Spinciu – Trainer Extreme Training

http://www.traininguri.ro/

 Acest articol a fost scris de pe un laptop DELL, de la partenerii nostrii, Madd Electronics.

Articolul Top 5 greșeli în elaborarea unei oferte apare prima dată în In Oras - Iasi.